Se você está se perguntando “por quanto tempo preciso guardar os TCLEs dos meus pacientes?”, eu criei esse artigo para você entender melhor como funciona essa história. E, se a papelada se acumulando já te incomoda e está começando a escanear seus documentos, tem perigo aqui. Mas, fique tranquilo que te explico tudo certinho e a solução mais abaixo neste post.
A resposta curta e direta é: 20 anos. No entanto, o diabo mora nos detalhes regulatórios. Acompanhe abaixo os critérios exatos para você não cometer nenhuma infração legal.
O conflito entre o Conselho de Medicina e a Lei Federal
Durante muito tempo, vigorou um desencontro de regras. A Resolução do CFM nº 1.821/2007 determinava que os documentos em papel deveriam ser guardados por 20 anos e os registros eletrônicos deveriam ser mantidos de forma permanente — ou seja, para sempre.
O cenário foi pacificado com a chegada da Lei Federal nº 13.787/2018. Ela unificou o entendimento de que tanto os documentos físicos em papel quanto os registros eletrônicos e digitais precisam ser guardados pelo prazo mínimo de 20 anos, contados a partir do último registro no prontuário do paciente.
Digitalizar não é criar um documento eletrônico válido
Ao descobrirem o prazo de 20 anos, muitos médicos decidem escanear toda a papelada antiga e jogar as folhas físicas no lixo para liberar espaço na clínica. Cuidado, isso é um erro grave.
A legislação deixa claro que uma imagem escaneada ou um PDF simples gerado pelo computador não substitui o papel perante um juiz. Para desfazer do documento físico, a digitalização precisa obrigatoriamente carregar uma certificação digital no padrão da ICP-Brasil (ou sistema similar de evidências eletrônicas que comprove que o arquivo não sofreu adulterações).
Se você jogar o papel fora e guardar apenas um PDF comum sem esse rastro de validade, a sua prova perde o valor legal em uma eventual disputa judicial.
O cálculo de prazo para menores de idade
A regra dos 20 anos tem uma peculiaridade quando se trata de crianças ou adolescentes. Para estes, o prazo de prescrição legal fica suspenso e só começa a correr de fato quando eles completam 16 anos.
Na prática do seu consultório, a conta funciona assim:
- Imagine que você realizou um procedimento em uma criança de 6 anos de idade.
- Você não vai contar 20 anos a partir daquela data (o que daria descarte aos 26 anos).
- Primeiro, você deve esperar 10 anos até que ela complete 16 anos.
- A partir dos 16 anos, você adiciona os 20 anos obrigatórios de guarda – ou seja, ele pode te processar até seus 36 anos de idade.
Neste exemplo, o TCLE do procedimento feito na criança de 6 anos precisará ficar guardado e intacto na sua retaguarda por um total de 30 anos. Limpar o arquivo antes desse prazo significa eliminar a sua única prova de defesa antes mesmo do paciente perder o direito legal de processar você.
Papelada se acumulando em armários e caixas
Se você já entendeu que elaborar TCLEs, se manter atualizado da legislação, se aborrecer com organização de arquivos para guarda durante anos não valem a sua saúde mental, está na hora de entender que tem forma muito melhor fazer isso tudo. Você não precisa elaborar termos de consentimento médico, se preocupar com a validade jurídica, assinatura válida e nem se preocupar com espaço físico ou em perder documentos.
O Sistema Termos Minerva foi desenhado justamente para assumir essa engrenagem de suporte. Nós cuidamos de toda a retaguarda técnica e jurídica para que você foque apenas na medicina.
Em vez de acumular pastas físicas que mofam no consultório ou correr riscos com PDFs simples, nossa plataforma faz o gerenciamento completo: tudo que você precisa fazer é clicar no TCLE quer você quer e enviar para o e-mail do seu paciente. Ele, por sua vez, preenche seus dados e assina digitalmente. Após isso, o Termos Minerva automaticamente guarda o documento na sua conta e ainda envia uma cópia para o seu e-mail.
Toda assinatura colhida gera na hora um dossiê eletrônico de auditoria (com IP, geolocalização e selfie do paciente) que garante a validade jurídica exigida pelos tribunais pelo tempo que for necessário, sem ocupar um centímetro quadrado da sua clínica.
Deixe a burocracia e o risco com quem é especialista em proteção documental. Experimente o Sistema Minerva por 30 dias sem qualquer custo ou compromisso e veja a diferença na rotina do seu consultório.
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